Como abrir empresa online: Processo grátis pela internet

Confira neste artigo 8 passos sobre como abrir empresa online de forma simples e sem gastar dinheiro.

Em meio à pandemia da COVID-19, muitas pessoas começaram a apostar em abrir uma empresa própria. Mas com a pandemia, muitos começaram a pesquisar no Google: “Como abrir empresa online?”

Então, como um meio de facilitar e agilizar esse processo tão burocrático, hoje já é possível abrir empresa online.

Assim, se você pensa em começar seu próprio estabelecimento com segurança, aprenda a fazer isso pela internet.

Saiba o passo a passo de como abrir empresa online

Certamente, a internet é uma ferramenta bastante prática para realizar atividades comuns e resolver problemas do dia a dia.

Por exemplo, pagar contas, fazer compras e, agora, lançar uma nova marca no mercado, tudo virtualmente e com praticidade.

Então, caso deseje empreender, conheça as principais dicas para começar sem precisar sair de casa.

1 – Organize toda a documentação

Antes de iniciar o processo para abrir empresa online, a organização e preparação da documentação são etapas cruciais.

Ter toda a papelada em ordem não só acelera o processo, mas também ajuda a evitar problemas futuros e garante que sua empresa esteja em conformidade com todas as exigências legais.

Documentos Necessários:

Identificação Pessoal:

• CPF, RG e comprovante de endereço para pessoas físicas.
• Para estrangeiros, é necessário o passaporte ou documento equivalente e visto de residência, se aplicável.

Documentos da Empresa:

• Contrato Social: Documento que estabelece a constituição da empresa e os termos de sociedade. No caso de uma empresa individual, o termo de constituição é suficiente.
• Estatuto Social: Necessário para sociedades anônimas e algumas sociedades limitadas, define as regras de administração e governança.

Documentos de Propriedade: Comprovantes de endereço do estabelecimento e de propriedade ou locação do imóvel.

Registro na Receita Federal:

• Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE): Essencial para a formalização da empresa. A Junta Comercial exige esse número para validar a abertura da empresa.
• Licenças e Certificados Específicos:

Dependendo do ramo de atividade da empresa, pode ser necessário obter licenças específicas, como licença sanitária, ambiental ou de funcionamento, conforme as exigências do município e do estado.

Ferramentas e Aplicativos Úteis:

• Aplicativo Coleta Online da Receita Federal: Permite preencher e enviar solicitações cadastrais, inscrições, alterações e baixas. Facilita a maior parte da documentação online, economizando tempo e facilitando o processo.
• Portais da Junta Comercial: Disponibilizam informações e orientações sobre os documentos necessários e o processo de registro. Alguns estados oferecem plataformas digitais para submissão de documentos e acompanhamento do processo.

Dicas para uma Documentação Eficiente:

• Verifique as Regras Locais: As exigências podem variar de acordo com o estado e o município. Verifique as regras específicas da sua localidade para evitar atrasos ou a necessidade de refazer documentos.
• Organize os Documentos Digitalmente: Mantenha uma cópia digitalizada de todos os documentos importantes. Isso facilita o acesso e a organização, além de permitir uma rápida atualização caso algum documento precise ser alterado.
• Consulte um Especialista: Considerar a ajuda de um contador ou consultor especializado pode ser útil para garantir que toda a documentação esteja correta e completa, além de ajudar a evitar erros que podem atrasar o processo.

Benefícios da Organização Adequada:

• Eficiência: A documentação bem organizada acelera o processo de abertura da empresa, permitindo que você comece suas atividades mais rapidamente.
• Segurança Jurídica: Garante que sua empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações legais e evita problemas futuros com autoridades fiscais e comerciais.
• Facilidade no Acompanhamento: Com a documentação organizada, é mais fácil acompanhar o andamento do processo e fazer alterações ou correções quando necessário.

2 – Faça o registro na Junta Comercial

A Junta Comercial existe principalmente para realizar abertura de empresas online e presencial, bem como registrá-las para que possam exercer as suas atividades de forma legal.

Ela também serve para armazenar e organizar os documentos de todas as empresas abertas no país.

Portanto, esse registro  é fundamental para validar a abertura da sua empresa e comprovar sua existência.

3 – Inscreva-se no CNPJ

O Cadastro Nacional para Pessoa Jurídica (CNPJ) é essencial para qualquer empresa no Brasil, funcionando como o CPF para pessoas físicas.

Ele proporciona uma identificação única para a entidade jurídica e é fundamental para realizar transações financeiras, emitir notas fiscais e cumprir obrigações legais.

Por isso, não tem como abrir empresa online ou offline sem passar pela inscrição neste órgão.

O que é o CNPJ?

O CNPJ é um número de identificação emitido pela Receita Federal do Brasil, que identifica a empresa perante a administração tributária.

Este registro é crucial para a formalização da abertura da empresa e sua inclusão no sistema fiscal brasileiro.

Importância do CNPJ

• Identificação Fiscal: Facilita a administração tributária e permite que a empresa seja identificada pelo Fisco e outras autoridades.
• Emissão de Documentos Fiscais: Com o CNPJ, a empresa pode emitir notas fiscais e realizar transações comerciais oficialmente.
• Abertura de Contas Bancárias: Bancos exigem o CNPJ para abrir contas empresariais, possibilitando movimentações financeiras e operações comerciais.

Passos para Inscrição no CNPJ

Primeiramente, prepare a documentação necessária, que inclui o contrato social ou estatuto social, documentos dos sócios (CPF, RG e comprovante de endereço) e o comprovante de endereço da empresa.

Acesse o portal da Receita Federal e localize a seção para a inscrição de CNPJ.

Depois, preencha o Documento Básico de Entrada (DBE) ou o Formulário de Inscrição do CNPJ disponível no portal, incluindo informações como razão social, nome fantasia, endereço, atividade econômica (CNAE) e dados dos sócios.

Após preencher o formulário, faça o upload dos documentos exigidos e complete a submissão online.

Você receberá um número de protocolo para acompanhar o status da sua inscrição e, com a aprovação, a Receita Federal emitirá um comprovante de inscrição no CNPJ.

Acompanhe o processo pelo portal da Receita Federal utilizando o número de protocolo. Se necessário, você pode corrigir informações ou fornecer documentos adicionais.

Dicas para uma Inscrição Eficiente

• Verifique os Requisitos: Consulte o portal da Receita Federal para garantir que todos os requisitos estão sendo atendidos.
• Revisão Cuidadosa: Revise todos os dados antes de enviar para evitar erros que possam atrasar o processo.
• Utilize Recursos Online: Aproveite as ferramentas e recursos online oferecidos pela Receita Federal para facilitar o processo e economizar tempo.

Benefícios de ter um CNPJ

• Legalidade e Conformidade: Garante que a empresa está registrada e em conformidade com as leis fiscais.
• Facilidade de Operação: Permite realizar atividades comerciais, financeiras e tributárias de forma oficial e regular.
• Credibilidade: Confere à empresa uma identidade corporativa reconhecida, aumentando a confiança de clientes, fornecedores e parceiros

4 – Defina o Formato da Empresa

Escolher o formato adequado para a sua empresa é uma das decisões mais importantes no processo de abrir empresa online ou presencial.

O formato jurídico da empresa determina uma série de fatores cruciais, como a estrutura de capital, responsabilidade dos sócios, regime tributário e obrigações legais.

Além disso, esse formato influenciará diretamente no crescimento do negócio, na proteção patrimonial e na maneira como a empresa será percebida no mercado.

Importância de Escolher o Formato Adequado

A escolha do formato da empresa é essencial porque:

• Responsabilidade dos Sócios: Define o grau de responsabilidade dos sócios pelas dívidas da empresa. Por exemplo, em uma sociedade limitada (Ltda.), a responsabilidade é restrita ao capital social investido.
• Tributação: Influencia diretamente no regime tributário que será aplicado, impactando a carga tributária da empresa.
• Facilidade de Crescimento: Algumas estruturas são mais adequadas para empresas que planejam expandir rapidamente, como sociedades limitadas ou empresas de pequeno porte.
• Flexibilidade Operacional: Determina a flexibilidade da empresa em termos de governança, inclusão de novos sócios, e divisão de lucros.

Principais Formatos Jurídicos

Aqui estão os principais formatos jurídicos disponíveis no Brasil, cada um com suas características únicas:

1. Empresa Individual:

• Descrição: Este formato é ideal para empreendedores que desejam atuar sozinhos, sem sócios. O empresário individual responde com seu patrimônio pessoal pelas dívidas da empresa.
• Vantagens: Simplicidade na constituição e menor burocracia.
• Desvantagens: Risco de perder bens pessoais em caso de problemas financeiros na empresa.

2. Microempreendedor Individual (MEI):

• Descrição: Criado para formalizar pequenos empreendedores, o MEI é voltado para quem trabalha por conta própria e tem um faturamento anual limitado a R$ 81.000,00.
• Vantagens: Carga tributária reduzida, acesso a benefícios previdenciários, e isenção de algumas obrigações contábeis.
• Desvantagens: Limitação de faturamento e restrição quanto à contratação de funcionários (apenas um permitido).

3. Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI):

• Descrição: Permite que uma única pessoa constitua uma empresa com responsabilidade limitada ao capital social, que deve ser, no mínimo, 100 vezes o salário-mínimo vigente.
• Vantagens: Proteção do patrimônio pessoal e possibilidade de atuação individual.
• Desvantagens: Exigência de um capital social elevado para sua constituição.

4. Sociedade Limitada (Ltda.):

• Descrição: Este formato é o mais comum no Brasil, sendo ideal para empresas com dois ou mais sócios. A responsabilidade dos sócios é limitada ao valor das cotas que possuem no capital social.
• Vantagens: Flexibilidade na gestão, proteção do patrimônio dos sócios, e possibilidade de inclusão de novos sócios com facilidade.
• Desvantagens: Necessidade de formalização de um contrato social, que pode ser mais complexo.

5. Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP):

• Descrição: Estas classificações são atribuídas a empresas com faturamento anual limitado. A ME pode faturar até R$ 360.000,00 por ano, enquanto a EPP pode faturar entre R$ 360.000,01 e R$ 4.800.000,00 por ano.
• Vantagens: Benefícios fiscais e possibilidade de optar pelo Simples Nacional, que unifica tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia.
• Desvantagens: Limitação no faturamento anual e possíveis restrições de atuação em determinados setores.

Considerações Finais

Escolher o formato jurídico correto é uma etapa estratégica no processo de abrir empresa online ou realizar a legalização empresarial.

É recomendável que o empreendedor analise cuidadosamente seu plano de negócios, o perfil de risco, e as projeções de crescimento antes de tomar essa decisão.

Em alguns casos, pode ser vantajoso buscar a orientação de um contador ou consultor especializado para garantir que a escolha feita atenda às necessidades específicas do negócio e minimize possíveis riscos futuros.

5 – Estabeleça as Principais Atividades da Empresa

Definir as atividades principais da sua empresa é um passo fundamental na hora de abrir empresa online.

Isso não apenas define o escopo do que a empresa fará, mas também impacta diretamente em como ela será classificada perante as autoridades fiscais, qual regime tributário será aplicado e quais licenças serão necessárias para operar legalmente.

A Importância da CNAE

No Brasil, toda empresa deve se enquadrar na Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), um sistema padronizado que categoriza as atividades econômicas realizadas no país.

A CNAE é utilizada por órgãos da administração tributária, previdenciária e de regulação, sendo indispensável para definir as obrigações fiscais e tributárias que a empresa precisará cumprir.

A escolha correta do código CNAE garante que a empresa pague impostos adequados à sua atividade e evita problemas legais no futuro.

Por isso, é crucial que essa escolha seja feita com cuidado e, se necessário, com a orientação de um contador ou especialista em abertura de empresas online.

Como Escolher as Atividades da Empresa

Na prática, escolher as atividades da sua empresa envolve uma análise detalhada do que será oferecido ao mercado.

Essa decisão deve ser guiada pelo plano de negócios e pela estratégia de crescimento da empresa. Aqui estão alguns passos para ajudá-lo nesse processo:

Análise do Mercado:

Antes de definir as atividades, é importante entender o mercado em que a empresa vai atuar. Qual é a demanda existente?

Quais são as necessidades do seu público-alvo? Essas informações ajudarão a definir com precisão as atividades principais e secundárias da empresa.

Consultar a Tabela CNAE:

A tabela CNAE possui uma ampla gama de códigos, abrangendo desde atividades industriais, comerciais, de serviços, até as de natureza mais específica.

A tabela está disponível no site da Receita Federal e permite que você encontre o código que melhor descreve as atividades que sua empresa realizará.

Vale ressaltar que uma empresa pode ter mais de uma atividade cadastrada, sendo uma atividade principal (aquela que gera a maior parte da receita) e outras atividades secundárias.

Estruturação das Atividades:

Após a análise de mercado e a consulta à tabela CNAE, é hora de estruturar as atividades.

As atividades principais são aquelas que definem o core business da empresa, enquanto as atividades secundárias complementam o portfólio de serviços ou produtos oferecidos.

Por exemplo, uma empresa que atua no setor de tecnologia pode ter como atividade principal o desenvolvimento de software e, como secundária, a consultoria em TI.

Planejamento de Expansão:

Se há planos de expansão ou diversificação de serviços no futuro, é interessante já prever quais atividades secundárias poderão ser adicionadas ao CNAE.

Isso evita a necessidade de alterar o contrato social da empresa constantemente, o que pode ser um processo burocrático.

Impactos da Escolha das Atividades

A escolha das atividades da empresa tem várias implicações:

Tributação: Dependendo da atividade escolhida, a empresa pode estar sujeita a diferentes alíquotas de impostos e regimes tributários.

Por exemplo, empresas no setor de serviços geralmente pagam ISS (Imposto sobre Serviços), enquanto atividades industriais estão sujeitas ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Licenciamento: Algumas atividades exigem licenças específicas, como a Vigilância Sanitária para atividades que envolvam alimentos ou a licença ambiental para atividades industriais.

Enquadramento Sindical: A definição das atividades também determina o sindicato ao qual a empresa estará vinculada, o que impacta nas convenções coletivas e nas obrigações trabalhistas.

Considerações Finais

Definir as atividades principais da sua empresa é um processo que demanda planejamento e atenção aos detalhes.

Uma escolha bem-feita na etapa inicial pode evitar complicações futuras, garantir que sua empresa opere de acordo com a lei, e maximizar a eficiência tributária.

Além disso, a clareza na definição das atividades permite uma comunicação mais efetiva com clientes e parceiros, alinhando expectativas e fortalecendo a reputação da sua empresa no mercado.

6 – Escolha o regime tributário

Escolher o regime tributário adequado para sua empresa é uma das decisões mais importantes durante o processo de abertura.

Essa escolha não só impacta diretamente o valor dos impostos que a empresa pagará, mas também influencia a forma como as obrigações fiscais serão cumpridas.

Portanto, é essencial compreender as diferentes opções de regime tributário disponíveis no Brasil e como cada uma pode afetar o seu negócio.

A Importância da Escolha do Regime Tributário

O regime tributário determina a base de cálculo dos tributos, a forma de apuração dos impostos e a frequência com que a empresa deverá prestar contas ao Fisco.

Uma escolha equivocada pode resultar em pagamentos excessivos de impostos ou, em casos mais graves, em problemas com a Receita Federal.

Por isso, é recomendável que essa decisão seja feita com o auxílio de um contador ou consultor tributário, que poderá analisar a situação específica do seu negócio e sugerir o regime mais vantajoso.

Tipos de Regimes Tributários

No Brasil, as empresas podem optar por três principais regimes tributários: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional.

Cada um tem suas próprias características, vantagens e desvantagens, que precisam ser consideradas cuidadosamente.

Simples Nacional:

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado, voltado para micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

Esse regime unifica oito impostos em uma única guia de pagamento, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

• Vantagens: A principal vantagem do Simples Nacional é a simplicidade e a redução da carga tributária. As alíquotas são progressivas e variam de acordo com a receita bruta da empresa, sendo aplicadas de forma escalonada. Além disso, o Simples Nacional permite uma redução significativa de custos administrativos, já que o recolhimento dos impostos é centralizado.
• Desvantagens: Embora seja vantajoso para muitas empresas, o Simples Nacional pode não ser a melhor opção para negócios que possuem um alto volume de despesas dedutíveis ou que atuam em setores com margens de lucro muito baixas. Nesses casos, o regime pode resultar em uma carga tributária mais elevada do que o esperado.

Lucro Presumido:

O Lucro Presumido é uma opção intermediária entre o Simples Nacional e o Lucro Real.

Neste regime, o lucro da empresa é presumido a partir de um percentual fixo sobre a receita bruta, que varia de acordo com a atividade econômica.

• Vantagens: O Lucro Presumido é ideal para empresas que possuem uma margem de lucro superior à presumida pelo governo, pois permite que paguem menos impostos em comparação ao Lucro Real. Além disso, o processo de apuração dos impostos é menos complexo do que no Lucro Real, sendo uma opção atrativa para empresas de médio porte.
• Desvantagens: A desvantagem do Lucro Presumido é que ele não permite a dedução de despesas operacionais na apuração do imposto. Portanto, se a empresa tiver custos elevados, pode acabar pagando mais impostos do que realmente deveria. Também é importante lembrar que este regime é adequado para empresas que não ultrapassem o limite de faturamento anual de R$ 78 milhões.

Lucro Real:

O Lucro Real é o regime tributário mais complexo e geralmente é obrigatório para grandes empresas ou aquelas que atuam em setores regulados, como bancos e seguradoras.

Neste regime, o imposto é calculado com base no lucro efetivamente apurado, ou seja, a diferença entre as receitas e as despesas dedutíveis.

• Vantagens: A principal vantagem do Lucro Real é a possibilidade de deduzir todas as despesas operacionais, o que pode reduzir significativamente a base de cálculo dos impostos. Isso é especialmente benéfico para empresas que têm margens de lucro reduzidas ou que operam com altos custos.
• Desvantagens: Por outro lado, o Lucro Real exige um controle financeiro rigoroso e um maior volume de obrigações acessórias, o que pode aumentar os custos administrativos da empresa. Além disso, por ser mais complexo, o Lucro Real demanda uma gestão contábil mais robusta, o que pode não ser viável para empresas menores.

Como Escolher o Regime Tributário Ideal

A escolha do regime tributário ideal deve levar em consideração diversos fatores, como o faturamento esperado, a margem de lucro, as despesas operacionais, o setor de atuação e a estrutura organizacional da empresa.

Aqui estão algumas dicas para facilitar essa decisão:

• Faça Simulações: Antes de decidir, é importante realizar simulações de tributação nos diferentes regimes. Isso permitirá que você visualize qual opção resulta na menor carga tributária para o seu negócio.
• Considere o Crescimento: Leve em conta o potencial de crescimento da empresa. Um regime que é vantajoso no início pode se tornar oneroso à medida que o negócio se expande.
• Analise as Obrigações Acessórias: Avalie a capacidade da sua empresa de cumprir com as obrigações acessórias exigidas por cada regime. O Lucro Real, por exemplo, pode ser muito vantajoso, mas requer uma estrutura contábil mais robusta.
• Consultoria Contábil: Por fim, consulte um contador especializado para ajudar a tomar a decisão. Ele pode fornecer insights valiosos e garantir que a escolha seja alinhada com a realidade fiscal e financeira do seu negócio.

Considerações Finais

Escolher o regime tributário certo é um passo crucial para garantir a saúde financeira e o sucesso da sua empresa.

Uma decisão informada pode resultar em economia de impostos, maior lucratividade e uma gestão mais eficiente.

Por isso, dedique tempo para analisar as opções, faça simulações e busque a orientação de profissionais qualificados.

7 – Solicite o alvará de localização e funcionamento

Para abrir sua empresa de forma legalizada e começar a operar, é essencial obter o alvará de localização e funcionamento.

Este documento, emitido pela prefeitura do município onde a empresa será estabelecida, é uma autorização oficial que permite a operação do seu negócio em determinado local.

Sem esse alvará, a empresa não poderá funcionar legalmente, o que pode acarretar multas, interdições e outros problemas jurídicos.

Importância do Alvará de Funcionamento

O alvará de funcionamento não é apenas uma formalidade burocrática, mas sim uma garantia de que sua empresa está operando dentro das normas estabelecidas pela legislação municipal.

Este documento atesta que o local escolhido para a empresa é adequado para o tipo de atividade que será realizada e que todas as exigências legais foram cumpridas.

Obter o alvará é uma etapa crucial porque ele também assegura que o negócio está em conformidade com as normas de segurança, higiene e acessibilidade, protegendo tanto os funcionários quanto os clientes.

Além disso, o alvará pode ser solicitado por fornecedores, parceiros comerciais e até instituições financeiras durante o processo de negociação de contratos ou obtenção de crédito.

Como Obter o Alvará de Localização e Funcionamento

O processo para solicitar o alvará pode variar de um município para outro, mas, em geral, ele envolve várias etapas que devem ser seguidas rigorosamente.

Abaixo estão os passos comuns no processo de obtenção do alvará de localização e funcionamento:

Verificação de Zoneamento:

Antes de solicitar o alvará, é necessário verificar se o local onde a empresa será estabelecida está em uma zona permitida para o tipo de atividade comercial ou industrial que você pretende exercer.

Cada município tem um plano diretor que regula o uso do solo, e algumas áreas podem ser restritas a determinados tipos de negócio. Por exemplo, atividades industriais podem não ser permitidas em zonas residenciais.

Requerimento do Alvará:

Uma vez confirmada a viabilidade do local, você deve preencher um requerimento de solicitação do alvará junto à prefeitura.

Esse requerimento geralmente pode ser feito online ou presencialmente, dependendo da estrutura oferecida pelo município.

No formulário, você precisará fornecer informações detalhadas sobre a empresa, incluindo o CNPJ, o endereço, a descrição das atividades que serão realizadas e outros dados pertinentes.

Documentação Necessária:

O próximo passo é reunir a documentação exigida pela prefeitura para dar andamento ao pedido. Os documentos podem incluir:

• Cópia do CNPJ da empresa;
• Cópia do contrato social ou documento equivalente;
• Plantas e projetos arquitetônicos do imóvel;
• Laudos técnicos e atestados de segurança, como o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
• Comprovante de pagamento das taxas devidas;
• Certidão de regularidade fiscal e tributos municipais.

Esses documentos servem para demonstrar que a empresa está em conformidade com todas as normas urbanísticas e de segurança exigidas pelo município.

Vistoria do Local:

Após a entrega da documentação, as autoridades municipais realizarão uma vistoria no local para verificar se ele cumpre todas as exigências necessárias.

Essa vistoria é feita por diferentes órgãos, dependendo da atividade da empresa.

Por exemplo, o Corpo de Bombeiros avaliará as condições de segurança contra incêndio, enquanto a Vigilância Sanitária poderá inspecionar locais que manipulam alimentos ou produtos farmacêuticos.

Durante a vistoria, os inspetores verificarão se o imóvel atende aos padrões de construção, acessibilidade, higiene e segurança.

Eles também observarão se as atividades da empresa estão alinhadas com as normas ambientais e se não há riscos de impacto negativo na comunidade ou no meio ambiente.

Emissão do Alvará:

Se a vistoria for aprovada e todos os documentos estiverem em ordem, a prefeitura emitirá o alvará de localização e funcionamento.

Esse documento é essencial para que a empresa possa iniciar suas operações de forma regular.

Em alguns casos, o alvará pode ser emitido com validade provisória, exigindo renovação após um período para confirmar que as atividades continuam em conformidade com a lei.

Renovação e Atualização do Alvará:

Dependendo das atividades da empresa e das regulamentações locais, o alvará pode precisar ser renovado periodicamente.

Além disso, se houver qualquer alteração significativa na empresa, como mudança de endereço, ampliação das atividades ou reformas estruturais no imóvel, será necessário atualizar o alvará junto à prefeitura.

Considerações Finais

A obtenção do alvará de localização e funcionamento é uma etapa essencial no processo de abertura de uma empresa e não deve ser negligenciada.

Esse documento assegura que seu negócio está legalmente autorizado a operar e oferece proteção jurídica para evitar multas e interdições.

Ao seguir rigorosamente os passos para a obtenção do alvará e garantir que sua empresa está em conformidade com todas as regulamentações, você estará construindo uma base sólida para o sucesso do seu empreendimento.

8 – Adquira um certificado digital

O certificado digital é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseja operar de forma segura e eficiente no ambiente online.

Ele funciona como uma identidade eletrônica, garantindo a autenticidade e a integridade das informações transmitidas entre a empresa e órgãos públicos, clientes, fornecedores, ou parceiros de negócios.

Além disso, o certificado digital tem validade jurídica, sendo essencial para diversas operações que requerem segurança, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura de contratos digitais, e acesso a sistemas governamentais.

Importância do Certificado Digital

O certificado digital é muito mais do que um simples documento eletrônico; ele é a chave para garantir que as transações online da sua empresa sejam realizadas de forma segura e com a máxima proteção contra fraudes.

No cenário atual, onde a segurança digital é uma prioridade, o certificado digital proporciona uma camada adicional de confiança, assegurando que as informações sensíveis da sua empresa, como dados financeiros e fiscais, estejam protegidas contra acessos não autorizados.

Além disso, o certificado digital é obrigatório para o cumprimento de diversas obrigações fiscais e trabalhistas.

Por exemplo, para empresas que precisam emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) ou comunicar informações ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), o uso do certificado digital é obrigatório.

Sem ele, a empresa fica impossibilitada de cumprir essas exigências legais, o que pode resultar em multas e outras penalidades.

Como Obter o Certificado Digital

A obtenção do certificado digital envolve algumas etapas que devem ser seguidas para garantir que ele seja emitido corretamente e com segurança.

Abaixo estão os passos essenciais para adquirir um certificado digital:

Escolha do Tipo de Certificado:

Existem diferentes tipos de certificados digitais, cada um com uma finalidade específica.

Os principais tipos são o e-CNPJ, utilizado para representar a empresa em transações fiscais e trabalhistas, e o e-CPF, que é a versão digital do CPF e pode ser usado por pessoas físicas, como sócios e administradores, para assinar digitalmente documentos em nome da empresa.

É importante definir qual tipo de certificado digital é o mais adequado para as necessidades da sua empresa.

Escolha da Autoridade Certificadora (AC):

O certificado digital é emitido por Autoridades Certificadoras (ACs), que são entidades credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

É fundamental escolher uma AC de confiança, que ofereça suporte técnico e segurança na emissão do certificado. Entre as principais ACs no Brasil estão a Certisign, Serasa Experian, e a Imprensa Oficial, entre outras.

Solicitação do Certificado:

Após escolher a AC, você deve preencher um formulário de solicitação do certificado digital no site da autoridade certificadora escolhida.

Durante o processo, serão solicitados documentos que comprovem a identidade do solicitante e a legitimidade da empresa, como o contrato social, CNPJ, CPF dos responsáveis, entre outros.

A AC fará a validação desses documentos antes de dar prosseguimento ao processo.

Validação Presencial:

Em muitos casos, será necessário realizar uma validação presencial junto à Autoridade Certificadora ou em um dos seus pontos de atendimento.

Durante essa etapa, o responsável pela empresa deve comparecer com os documentos solicitados para confirmar a identidade e a legitimidade das informações fornecidas.

Essa validação é um passo crucial para garantir a segurança do certificado digital.

Emissão do Certificado:

Após a validação presencial e a aprovação dos documentos, a Autoridade Certificadora emitirá o certificado digital.

Ele pode ser disponibilizado em diferentes formatos, como em um dispositivo Token USB, que é semelhante a um pendrive e armazena o certificado, ou em um cartão inteligente.

Há também a opção de emitir um certificado digital A1, que é armazenado diretamente no computador e dispensa o uso de dispositivos físicos.

Instalação e Uso do Certificado:

Com o certificado digital em mãos, é hora de instalá-lo no computador ou no dispositivo adequado.

A instalação é simples e geralmente guiada por um software fornecido pela Autoridade Certificadora.

Após a instalação, você poderá usar o certificado digital para realizar transações seguras, assinar documentos eletrônicos, emitir notas fiscais, entre outras atividades que exigem autenticação digital.

Considerações Finais

Adquirir um certificado digital é um passo crucial para qualquer empresa que deseja operar de forma legal e segura na internet.

Além de ser uma exigência para diversas obrigações fiscais e trabalhistas, o certificado digital oferece a tranquilidade de saber que as informações da sua empresa estão protegidas contra fraudes e acessos não autorizados.

Ao seguir os passos necessários para a obtenção do certificado digital e garantir que ele seja utilizado de forma correta, você estará fortalecendo a segurança e a credibilidade do seu negócio no ambiente online.

Conclusão: Como abrir empresa online