Sistema de Abertura de Tickets

Primeiramente, vamos entender o que é um Sistema de Abertura de Tickets.

Este sistema é uma ferramenta que transforma solicitações de suporte em tickets. Ou seja, atribui a uma solicitação de suporte um número rastreável com todos os dados referente à demanda, permitindo assim que esta solicitação seja acompanhando em qualquer momento pelo solicitante e pelas áreas envolvidas.

Desta forma, não se “perde” uma demanda do cliente e agiliza o processo de solução do problema.

Por ser um sistema gerenciado por um software, permite um controle e um mapeamento das demandas de nossos clientes.

E porque adotamos um sistema de abertura de chamados?

10 razões por que adotamos um Sistema de Abertura de Tickets

Abaixo vamos apresentar os tópicos que que nos levaram a adotar este tipo de estratégia.

1 – Relacionamento com o cliente

Gerenciar o relacionamento com clientes é chamado de CRM (Customer Relationship Management), em português, significa Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente. Escrevemos mais detalhadamente sobre isso nesse artigo.

Por se tratar de um sistema eletrônico de controle de solicitação de suporte de nossos clientes, toda a comunicação entre a nossa empresa e os nossos clientes ficam gerenciada através do ticket, proporcionando um melhor atendimento através do histórico de atendimento.

Por meio desta informação é possível criar métricas de satisfação para cada cliente e propor uma ação de melhoria antes mesmo de ser gerada uma insatisfação no cliente.

Desta forma. nos relacionamos melhor com os nossos clientes.

2 – Aumentar as vendas

Devido a eficiência que um sistema de abertura de ticket proporciona, aumenta o grau de satisfação entre os nossos clientes e consequentemente um acréscimo de vendas. Seja através de novas demandas dos próprios clientes, ou através de indicações de clientes satisfeitos.

Como o sistema gera um número rastreável, a solicitação não se perde e o suporte ao cliente é executado.

3 – Gestão estratégica do negócio

Já abordamos no tópico anterior que  sistema de abertura de tickets fornece dados que permitem a elaboração de métricas sobre o atendimento e a demanda específica de cada cliente. Assim podemos elaborar estratégias para o nosso negócio, que é a de ajudar aos nossos clientes a chegarem aos seus objetivos.

É possível através da abertura de tickets medir os seguintes itens:

  • Tempo de resposta da equipe
  • Grau de satisfação do cliente
  • Volume de atendimento
  • Principais motivos de reclamações e ou demandas

Isto permite criar estratégias que minimizem os problemas ou saná-los antes mesmo de chegar aos nossos clientes.

4 – Dados Cadastrais atualizados dos Clientes

Por se tratar de um sistema dinâmico, a abertura de tickets está sempre imputando dados atualizados dos nossos clientes, centralizando assim informações de contatos, compras e demais dados. Informações como dados financeiros, vendas , logística e marketing.

A centralização destas informações facilita a comunicação com o cliente e agiliza o atendimento.

5 – Ordem e Organização

Um completo sistema de abertura de tickets, além de viabilizar o acesso a todas as informações de um único lugar, permite uma melhor organização das informações através da categorização dos assuntos, centralização do histórico de contatos, uma padronização no atendimento, segmentar o atendimento através de um tipo de produto/serviço ou problema, segmentar os cliente e ordenar prioridades.

Tudo isso permite um melhor controle do negócio e organização das informações.

6 – Melhor Custo-Benefício

Como o atendimento ao cliente é um investimento e não um custo, o retorno sobre o investimento (ROI) é bastante elevado, pois evita retrabalhos, optimiza processos lentos, torn a equipe mais eficiente e melhora a comunicação interna.

7 – Confiança e Segurança

Os nossos cliente se sentem mais seguros com a utilização do ticket. Todo o respaldo que este sistema oferece, gera mais confiança em nossos clientes.

8 – Agilidade para a Nossa Equipe

O uso desta tecnologia permite uma maior agilidade e menor tempo de resposta por parte da nossa equipe. Consequentemente os clientes ficam mais satisfeitos com o atendimento. Com o sistema é possível padronizar e controlar o atendimento aos nossos clientes.

9 – Tempo de Resposta

O tempo de resposta na utilização do sistema de abertura de ticket é menor e mais eficiente.

10 – Controle Total

Até mesmo em períodos de grande demanda de suporte, com o sistema de abertura de tickets, não se perde nenhuma solicitação, é possível verificar o andamento das solicitações, direcionar e redirecionar para as áreas específicas e checar as métricas a qualquer instante.

É possível ter um total controle de como anda o atendimento aos nossos clientes e se necessário for, tomas as devidas providências e casos de urgência.

Um sistema de abertura de tickets vale a pena

De forma simples e rápida, tentei compartilhar algumas vantagens em obter um sistema eficiente de atendimento aos clientes.

Vale dizer, nao somente os clientes ganharam, mas toda empresa, pois nossa produtividade melhorou a partir do uso dessa ferramenta.

Não tenha dúvidas, utilizando um Sistema de Abertura de Tickets sua empresa prestará e seus clientes só têm a ganhar.

AtendimentoGestão Empresarial

Dennis BarretoAuthor posts

Dennis Barreto é Cofundador e Gerente de Projetos na Site Bem Feito, Agência Digital em São Paulo focada em pequenas e médias empresas. É formado em Marketing pela UniSant'Anna, possui vasta experiência em e Vendas B2B e é especialista em Inbound Marketing pela Resultados Digitais.

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